KIT 6 - Fünf gute Gründe für APO

5 gute Gründe für APO
Dieser Artikel beschreibt die Vorteile und den Prozess der Optimierung von Arbeitsabläufen in Versicherungsagenturen.
Seit vielen Jahren unterstütze ich Agenturinhaber und Führungskräfte erfolgreich dabei, durch Agenturprozessoptimierung (APO) Zeit und Ressourcen einzusparen und diese in den Aufbau wertvoller Kundenbeziehungen zu reinvestieren.
HS
by Hans G. Stamm
Möglicher Ablauf
Prozessoptimierung ist ein machtvolles Werkzeug, das in zahlreichen Branchen hervorragende Ergebnisse erzielt. Besonders in Versicherungsagenturen kann sie eine echte Transformation bewirken - sie steigert die Effizienz, senkt Kosten und erhöht gleichzeitig die Kundenzufriedenheit.
Wenn Du möchtest, kannst Du den Optimierungsprozess in den folgenden acht Schritten genauer betrachten.
1. Bewertung der aktuellen Situation
Hier wollen wir herausfinden, was ist, bleibt und was sich ändern muss.
Wo läuft es gut und was muss bewahrt werden?
In welchen Bereichen liegen die größten Herausforderungen und woran wollen wir etwas ändern?
Auf welche kurz-, mittel- und langfristigen Unternehmensziele sollen die Verbesserungen einzahlen?
2. Wichtige Fragestellungen
An Anfang stehen oft Fragen wie:
Welche Bereiche haben Vorrang?
Welche Kosten sind vermeidbar?
Was beeinflusst die Zufriedenheit unserer Kunden?
Und schließlich: 
Woran wollen wir erkennen und messen können, dass die Optimierung erfolgreich ist?
3. Beobachtung und Analyse
Im Vorfeld einer Prozessoptimierung sind Beobachtungen und Analysen zu bestimmten Punkten unerlässlich. Zum Beispiel:
Welche Aufgaben fallen an und wer ist zuständig?
Was benötigt zu viel Zeit und Aufmerksamkeit?
Was wiederholt sich?
Welche Aufgaben werden von mehreren begonnen?
Wo fehlen Übergaben und Aufgaben versanden?
Wo kommt es zu Missverständnissen oder Informationsverlusten?
4. Beteiligung des Teams
Offenheit und Transparenz sind wichtig, um die Ergebnisse der Analyse mit den Mitarbeitenden zu besprechen und gemeinsam Lösungen zu entwickeln. Da sie die Prozesse am besten kennen, sollten alle Beteiligten in anstehende Veränderungen aktiv eingebunden werden.
5. Präzise Planung
Daraus kann nun eine sinnvolle Planung abgeleitet werden. Sie ist essenziell, um den Erfolg der Prozessoptimierung zu gewährleisten. In einem Maßnahmenplan wird festgehalten,
wie die konkreten Maßnahmen im Detail formuliert sind.
wer für die Umsetzung zuständig und verantwortlich ist.
welche Ressourcen und/oder Unterstützung benötigt wird.
zu welchem Termin die Maßnahme realistisch umgesetzt wird.
welche Prioritäten in die geplanten Maßnahmen haben.
6. Erprobung und Optimierung
Sobald die Planungsphase abgeschlossen ist, können die neuen Prozesse erprobt werden. Oft empfiehlt es sich, dafür Testphasen durchzuführen, und Ergebnisse, Erfahrungen sowie nötige Anpassungen sorgfältig zu dokumentieren.
7. Initiierung und Verankerung
Nun können die neuen Prozesse etabliert und gefestigt werden. Die Mitarbeitenden werden geschult und unterstützt, um die neuen Prozesse erfolgreich umzusetzen.
Regelmäßiges Feedback und Monitoring sind wichtig, um sicherzustellen, dass alles wie geplant läuft.
8. Evaluation
Nach einiger Zeit stellen sich erneut wichtige Fragen, wie zum Beispiel:
Wurde die Effizienz gesteigert?
Wurden die Kosten reduziert?
Hat sich die Kundenzufriedenheit verbessert?
Die Evaluation ermöglicht es, den Erfolg der Prozessoptimierung zu beurteilen und gegebenenfalls weitere Optimierungsmaßnahmen zu planen.
5 Gute Gründe
1. Entlastung für alle
1
Reibungslose Abläufe
Optimierte Prozesse reduzieren Stress und Fehler im hektischen Agenturalltag.
2
Zeitersparnisse
Weniger administrative Aufgaben können besser auf die vorhandenen Schultern verteilt werden. Das schafft mehr Raum für Kundenberatung und Verkauf.
3
Flexibilität
Effiziente Strukturen ermöglichen eine bessere Reaktion auf saisonale Schwankungen und unerwartete Ereignisse.
2. Zufriedenheit für alle
Weniger Stress
Optimierte Prozesse reduzieren Stress und verbessern die Work-Life-Balance der Mitarbeitenden.
Mehr Effizienz
Gute Abläufe ohne Reibungsverluste reduzieren Doppel- und Mehrarbeiten.
Fokus und Wachstum
Mitarbeitende können sich auf ihre Stärken konzentrieren, sich weiterentwickeln und persönlich wachsen.
3. Einzahlung auf Arbeitgebermarke
"Employer Branding ist die identitätsbasierte, intern wie extern wirksame Entwicklung und Positionierung eines Unternehmens als glaubwürdiger und attraktiver Arbeitgeber"*
Moderne Arbeitsstrukturen
Optimierte Prozesse ziehen qualifizierte Menschen an. Moderne Strukturen zeigen Innovationsbereitschaft und Zukunftsorientierung.
Bessere Einarbeitung
Klare Abläufe erleichtern den schnellen und reibungslosen Start in einer neuen Arbeitsumgebung.
Gute Stimmung und positives Klima
Effiziente Prozesse machen Freude und fördern die Teamarbeit. Dies steigert die Zufriedenheit nachhaltig.
*(Definition der Deutschen Employer Branding Akademie, Quelle: Wikipedia)
4. Hervorragende Kundenbeziehungen
Beste Erreichbarkeit
Optimierte Prozesse ermöglichen beeindruckend prompte Reaktionen.
Mehr Zeit fürs Wesentliche
Individuelle Beratung ohne Eile stärkt das Vertrauen.
Hohe Kundenzufriedenheit
Effizientes bearbeiten von Anliegen stärkt die Kundenbindung.
5. Pluspunkte für die Agenturnachfolge
1
Attraktiv und lukrativ
Optimierte Prozesse sind chic, sparen Zeit, erhöhen die Kostendeckung und steigern den Gewinn.
2
Reibungsloser Übergang
Klare Strukturen erleichtern die Einarbeitung und Übergabe an Nachfolgende.
3
Zukunftssicherheit
Eine gut organisierte Agentur bietet eine solide Basis für zukünftiges Wachstum.
Zusammenfassung 
1. Entlastung für alle
Weniger Stress und mehr Zeit fürs Wesentliche. Optimierte Prozesse ersetzen nicht vorhandene, fehlende Arbeitskräfte.
2. Zufriedenheit für alle
Höhere Effizienz pflegt die Work-Life-Balance, sorgt für gute Laune, gute Kostendeckung und erhöht den Gewinn.
4. Hervorragende Kundenbeziehungen
Hohe Kundenzufriedenheit stärkt die Wettbewerbsfähigkeit und zieht neue Kunden an.
3. Stärkung der Arbeitgebermarke
Moderne Strukturen ziehen qualifizierte Menschen an. Eine gute Einarbeitung und ein prima Klima schaffen eine stabile Verbindung.
5. Pluspunkte für die Agenturnachfolge
Gut organisierte Agenturen sind lukrativer und damit attraktiver für eine Übernahme.
Was ich ins Mentoring einbringe:
Umfangreiche Expertise
Solide kaufmännische Ausbildung und langjährige Praxis in den Bereichen Führung, Betriebswirtschaft, Finanzierung, Versicherung, Marketing und Vertrieb.
Praktische Erfahrung
Umfassende Berufserfahrung durch zahlreiche durchgeführte Begleitungen als Mentor und Coach seit 2014.
Führungserfahrung
Seit 1994 in Führungspositionen im Versicherungswesen. Darunter Co-Founder einer größeren Unternehmeragentur. Als Generalagent selbständig tätig bis 2006.
Zertifizierte Qualifikationen
Zertifizierter Coach/Trainer LINC PERSONALITY PROFILER (LPP)®
Diplom systemischer Coach/Berater (CTAS/ISO/ICI)
Bachelor Professional of Insurance (CCI) - Versicherungsfachwirt IHK
IHK-Ausbilder n. § 30 BBiG (AEVO)
Partnernetzwerk
Bewährte Partner als Unterstützung, für die ganz großen Aufträge:
Berufung
​"Ich mache es gern, ich kann es und es wird gebraucht. Man nennt es Berufung."
COCOMIN AG |Deutschlands größtes Weiterbildungsinstitut 
für Führungskräfte im deutschsprachigen Raum
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